Quines són les funcions del Secretari

Per tal de definir clarament les funcions del Secretari, el que necessita saber sobre algú està parlant. Després de tot, aquesta posició es pot veure de diverses maneres. Conegut, per exemple, auxiliar administratiu com l'empleat d'oficina, el secretari general com el cap (el cap de) una certa organització, la Secretaria d'Estat com a funcionari, el Secretari com una persona diplomàtica, secretari del cap com un empleat, i altres opcions. Molt sovint, citar el correu, tenir en compte l'empleat que realitza tasques (assignacions) com a director de l'empresa i els caps individuals de les seves unitats de negoci. Resulta que les funcions del Secretari en aquest cas redueixen al compliment de les ordres individuals per als problemes organitzatius i tècnics.

El que ha de saber i ha de fer Secretari

Secretari diària exercirà les següents funcions:

1. Rebre informació dels seus subordinats per transferir al seu cap.
2. Organitzar gestor de telèfon. En la seva absència, per rebre informació i, a continuació, portar a l'atenció del director.
3. Rebre i portar un registre dels missatges telefònics.
4. Crear les condicions per al funcionament normal del cap: per controlar la demanda d'articles de papereria i material d'oficina.
5. Per ajudar en l'organització de les conferències i reunions de producció. Portar als participants de la data, lloc i hora de l'esdeveniment. Reunir els materials necessaris per assegurar l'assistència dels representants presents i les actes de la reunió.
6. Mantingui un registre a l'empresa. Amb aquesta finalitat, el secretari ha de dur a terme la recepció, organitzar el correu entrant i enviar-lo a la direcció. Després, sobre la base de visat imposada enviar documents intèrprets sota la pintura. Les funcions de la Secretaria també inclouen el control sobre el progrés, el temps i els resultats de la seva execució.
7. Realitzar treballs en impressió i reproducció de documents.
8. Organitzar la recepció de visitants al capdavant de l'empresa i la capacitat de crear les condicions per a una ràpida solució dels problemes.

Per tal de complir amb aquestes tasques aparentment simples de la Secretaria, el treballador ha de saber:

• tota l'estructura de gestió de la companyia i les seves divisions estructurals;
• reglaments, la dotació de personal i l'estructura de l'empresa, el seu perfil, perspectives de desenvolupament i especialització;
• regulacions per al bon desenvolupament del procediment;
• regles per a l'ús d'equip d'oficina i mitjans de comunicació;
• governa BTP, DE, seguretat contra incendis i higiene industrial;
• normes d'organització del treball en el lloc de treball;
• actes reglamentaris i legals, ordres, reglaments, instruccions sobre la planificació, la comptabilitat i el control de qualitat del treball realitzat.

Empleat d'especificitat

Si estem parlant d'una estreta especialització específica, la situació és una mica diferent. Prenguem, per exemple, les funcions del Secretari-secretari. El títol del post és aspecte del treball definit clarament. En general, a cada empresa ja compta amb una descripció de la feina, que descriu les activitats especialista en el treball d'oficina. Si tal instrucció no està present, és millor per crear-lo. Per a això, s'ha d'utilitzar el manual de classificació, en la qual les mostres són aproximats. Després d'això, es requereix la versió estàndard per modificar la relació amb una sèrie de característiques organització específics i interns específics. En general, els deures secretari recepcionista han d'estar clarament van traçar tres àrees principals:

1. Tractament de la correspondència. La recepció, el processament amb mètodes moderns i enviament oportú.
2. El maneig adequat de la documentació interna.
3. El registre, la comptabilitat estricta i la transferència de documents a l'arxiu per al seu emmagatzematge.

Característiques del referent

En algunes empreses introduïdes per al personal d'aquesta oficina, que inclou una àmplia gamma de responsabilitats: des de la "taula d'ajuda" a "ajudant de direcció." un especialista en aquest tipus ha de tenir un coneixement ampli i un bon domini de la situació. Deures sekretaryareferenta lleugerament ampliat causa de l'alta potència. En general, és - un Secretari treball normal, però la paraula "assistent" està fent algunes addicions a la llista estàndard. En particular, l'assistent administratiu pot dur a terme de forma independent la recepció de visitants en certs temes. La possessió de certa informació, que és capaç de prendre les seves pròpies decisions. A més, l'assistent de direcció porta a terme tasques importants en relació amb les activitats de l'organització (empresa). De vegades auxiliar administratiu està a càrrec de la responsabilitat de l'administració de recursos humans. Això es fa només quan la quantitat total de treball li permet realitzar funcions addicionals.