Matriu RACI com una eina de gestió de passius. RACI: transcripció

Una de les causes més freqüents de projectes sense èxit és l'assignació incorrecta de funcions entre els membres de l'equip. Segurament ja heu trobat això: amb la menor dificultat, els participants comencen a buscar els culpables i es responsabilitzen d'ells en comptes de resoldre el problema. I només per evitar aquestes situacions, es va inventar la matriu RACI: una eina senzilla i eficaç per planificar els recursos humans.

"Sota el microscopi": 4 rols clau en cada projecte

La distribució de tasques és una de les funcions principals del gerent. Però a la pràctica, tot generalment es veu diferent: l'administrador simplement designa els membres de l'equip amb l'expectativa que els experts decideixin qui i què hauria de fer. Però, què passa si es va trencar el termini o es va alliberar un producte de baixa qualitat? "No faig això", "no em van dir això" ... i cap acció útil.

Una matriu de responsabilitat RACI construïda amb competència permet resoldre molts problemes. Segons aquesta tècnica, independentment de la complexitat i l'abast del treball, un membre de l'equip de qualsevol projecte realitza un dels quatre rols.

R - Responsable

En la traducció, Responsible significa "performer". Es tracta d'un empleat en qui la responsabilitat del rendiment d'un participant particular del treball recau directament. Al mateix temps, en la majoria dels casos, no escull els mètodes de solució i obeeix al gestor del projecte.

Aquesta funció s'assigna als empleats i als professionals competents, persones que saben fer-ho . A RACI, els intèrprets realitzen aquestes funcions:

• Determineu què cal fer exactament per implementar el projecte i quant de temps trigarà (en les condicions establertes "a dalt");
• Feu una llista dels recursos necessaris;
• Participa en la coordinació i aprovació de la documentació tècnica;
• Analitzar el progrés del projecte i els resultats provisionals;
• Proporcioneu al gestor informes sobre el treball realitzat.

Hi ha diverses persones d'aquest equip. A més, aquest rol es pot combinar amb els altres. La combinació més comuna és Responsable + Ressonsible (en traducció - "responsable + executor").

A - Responsable

"Responsable" o "responsable" és el principal responsable del projecte. És ell qui s'encarrega de garantir que les tasques assignades es compleixin a temps, amb el nivell de qualitat requerit i dins del pressupost assignat. A més, A:

• Selecciona els executius i l'equip directiu del projecte;
• Assigna tasques a tots els participants;
• Controla el progrés del treball;
• Distribueix els recursos entre els intèrprets;
• Conserva un registre de l'ús dels recursos, i també justifica al comissari la necessitat d'assignar fons addicionals;
• Considera idees i suggeriments d'altres membres de l'equip, pot aprovar-los o rebutjar-los.

En general, el gestor del projecte actua com un "vincle de connexió" entre el client o les autoritats superiors i l'equip.

C - Consultat

El tercer paper en la matriu RACI és el "consultor" (de vegades també s'anomena "comissari"). Juntament amb el líder, participa en la gestió del projecte, però es preocupa principalment per resoldre problemes estratègics:

• Aprova qualsevol canvi en l'abast i durada del treball;
• Assigna els recursos necessaris per a la implementació del projecte;
• Si escau, coordinarà amb el client la necessitat d'augmentar el pressupost;
• Rep informes del gestor sobre el treball realitzat;
• Fa decisions en qualsevol situació imprevista, en cas de canvis crítics que puguin afectar el calendari i el cost del projecte.

Normalment, el rol dels consultors és assignat als alts directius. Determinen els objectius globals i, a continuació, designen el director del projecte, que ja distribueix les tasques entre els membres de l'equip.

Jo - Informat

A més dels rols enumerats, la matriu RACI indica un "informat" ("observador"). Fa les funcions d'administrador i s'ocupa principalment de l'organització del flux de treball. El supervisor obeeix al director del projecte, però, a diferència dels altres participants, no es fa responsable dels seus resultats. En canvi, ell:

• Recopila i sistematitza tota la informació sobre el projecte, recursos i plans;
• Manté les actes de les reunions;
• Accepta la documentació dels participants del projecte i després els transfereix a les estructures pertinents;
• Monitora el calendari de presentació i la correcció dels informes d'emplenament.

Tingueu en compte que la connexió amb l'observador és predominantment unilateral. La seva funció principal és salvar el gerent d'haver de dedicar temps a processos burocràtics i "descarregar".

Aprendre a construir una matriu RACI utilitzant l'exemple

Parlem del vessant pràctic de la pregunta. Com elaborar un diagrama per a la distribució de l'autoritat i la responsabilitat?

1. Compondrem la llista de tasques

En primer lloc, cal pintar tot el que necessiteu fer. El grau de detall depèn del projecte en particular. De vegades, per la simplicitat del control i la gestió, es desenvolupen diverses matrius. En primer lloc, enumera els principals blocs de treball, i després trenqueu cadascun en funcions i tasques separades. La llista d'obres s'indica a la taula al llarg de la línia vertical.

2. Trieu membres de l'equip

Aquí és necessari respondre la pregunta: "Qui participarà en aquest projecte?". Horitzontalment, cal escriure tots els empleats i / o departaments que participin en la implementació en totes les etapes, des de la planificació fins a la presentació de resultats i lliurament de l'informe.

3. Omplir la taula

Després d'això, podeu passar a la distribució de funcions. Per fer-ho, cal tenir una idea clara de cada etapa del treball i de com funcionen els equips.

Prenguem el nostre exemple com a base i aturem en l'etapa "Disseny". En aquest cas R - performer - només un. En el procés de treball, es guia per un lloc de prototip preparat prèviament. Per tant, l' arquitecte del sistema que es va dedicar al seu desenvolupament, en aquesta etapa realitza la funció de consultor C. També l'analista i el desenvolupador poden expressar els seus desitjos. El disseny acabat s'aprova amb el gestor de projectes (A). Però els avaluadors i l'administrador del sistema en aquesta etapa no prenen cap decisió, però només reben informació sobre el funcionament del treball i, per tant, se'ls dóna el paper d'informat: I.

Varietats del model

En la majoria dels casos, podeu fer-ho amb una matriu estàndard. No obstant això, quan treballeu en projectes més complexos, de vegades hi ha una necessitat de funcions addicionals. Per tant, en els últims anys s'han presentat 2 versions ampliades del diagrama de responsabilitats.

RACI-VS

Aquí, als rols estàndard s'afegeixen dos més:

• Comprova (V): un empleat o un equip especial que comprova fins a quin punt el resultat de la implementació d'una tasca en particular correspon als criteris aprovats.
• Signs off (S) coordina el lliurament del projecte amb el client, realitza una presentació i proporciona informes. En general, aquesta funció és realitzada per la persona responsable de realitzar el treball (comptable), però RACI-VS amb aquesta finalitat atreu a un especialista separat.

A causa de l'augment del control i el contacte més proper amb el client, aquest model és òptim per a projectes tècnicament complexos o de gran envergadura, sobre els quals treballen desenes (o fins i tot centenars) persones.

RASCI

En aquesta variant, apareix una nova funció a la matriu: Compatible (S). Les seves funcions principals són proporcionar al projecte recursos addicionals, és a dir, el suport del gestor i executius.

La relació de rol ideal

La matriu RACI es compon no només per saber qui per "reprimir" en cas de problemes. Fins i tot en la fase de planificació amb aquesta taula, es poden veure les debilitats en l'organització del flux de treball.

L'anàlisi vertical permet veure els deures i les autoritats de cadascun dels participants en el projecte, avaluar objectivament el nivell de càrrega:

• Una gran quantitat de R, el més probable és que una persona hagi de trencar-se entre diverses tasques, cosa que afectarà negativament la velocitat i els resultats del treball;
• Molts empleats d'A "es posen al voltant del coll" per a tothom; Es recomana distribuir la responsabilitat de manera més uniforme;
• No hi ha cap cèl·lula R i A - una ocasió per pensar la viabilitat d'aquesta publicació com a tal (de fet, paga un especialista que no fa res);
• No hi ha cèl·lules buides: de nou, el problema de la sobrecàrrega, no tothom és capaç de realitzar simultàniament tantes tasques.

L'anàlisi horitzontal , al seu torn, demostra la qualitat de l'organització del treball en cada etapa. Aquí també apareixen problemes sovint:

• Una gran quantitat de R: pot haver-hi duplicacions de funcions, i algú de l'equip fa treballs innecessaris;
• Molts d'A - hi ha una "dilució" de responsabilitat i confusió en passar projectes;
• Una gran quantitat de C-discussions dificulten significativament el flux de treball (cal esperar fins que tothom faci les seves edicions i comentaris, trobi compromisos, etc.);
• No, jo, pot ser un senyal al fet que massa intèrprets es dediquin a una tasca, que també retarda l'execució del projecte.

Amb l'administrador de RACI pot detectar amb rapidesa, les posicions i àrees de treball per al qual ningú és responsable inútils sobrecarregat o subocupats. matriu ben escrit pot millorar significativament la qualitat de la gestió i control de l'execució dels projectes, així com reduir el nombre de conflictes entre els actors ( "No faig res ..." "Això que havia de fer ..." i així successivament. D.).

consells útils

matriu RACI per dur a terme les seves funcions i proporcionar un funcionament suau efectiva de l'empresa, cal recordar alguns punts importants.

1. En omplir la taula, tingui en compte les qualificacions dels treballadors. Per exemple, un comptador no cal nomenar un consultor (C) en l'etapa de disseny del lloc, almenys, perquè no està versat en la matèria.
2. A cada lloc ha de ser únic Responsable (A). Si hi ha més d'una, indicar les condicions. Per exemple, A1 - és responsable de la prova de la versió d'escriptori del lloc, i A2 - mòbil.
3. En qualsevol tasca ha de ser responsable i responsable (en anglès - "responsable" i "artista").
4. Intentar formular cada problema el més específic. Utilitza verbs - "publicar", "preparar", "escriptura", "test", "actualització", etc. És aconsellable que especifiqui immediatament els resultats requerits - .. No només "verificació de velocitat de descàrrega" i "Assegurar que la velocitat de descàrrega no lloc de més de 0,8 segons ".
5. L'acció no ha de ser aplicable a un empleat en particular, sinó a l'oficina en el seu conjunt.
6. matriu RACI ser millor com a equip, basat en l'anàlisi de situacions reals de treball. És important que cada participant conscient del seu paper i les tasques que tenim per davant d'ell.