La pintura a la impressora va tornar a funcionar, hi va haver l'últim full de paper de fax a la sala d'espera, la bombeta que s'extingia al passadís? Sense cap dubte: un proveïdor prudent (o només un membre del personal) té el material correcte i eliminarà aquests problemes a temps.
Aquesta persona responsable es nomena per ordre del director. Recollint aplicacions per a tots els departaments i llocs, omple una sol·licitud d'avançament per a la compra de béns i materials. A continuació, s'enfila a botigues, magatzems i, si cal, s'envia a una altra ciutat. Després d'haver adquirit el material necessari, en el termini de tres dies després del viatge de negocis o el termini estipulat en la sol·licitud, proporciona al departament de comptabilitat l'informe AO-1 amb documentació de suport. A la pàgina de títol, omple el nom de l'organització, subdivisió, nom, número de personal, posició, cita de l'avanç. A la part posterior de la taula (columnes 1-6), la persona comptable introdueix els detalls dels documents de despeses amb la quantitat i, sumant el fons, posa la seva signatura al desxifratge. En comptes d'això, el comptador li dóna un justificant que s'accepta i verifica l'informe. Per la seva banda, el comptador, assignant un número de sèrie a l'informe, compara les dades amb els documents originals arxivats i omple els quadres 7-9. A continuació, a la primera fulla, es mostren els saldos de l'informe anterior, l'import rebut, les despeses i es mostra el resultat a la declaració.
Cal assenyalar que qualsevol error en AO-1 o una incompatibilitat en el procediment per processar transaccions en efectiu revelarà necessàriament una auditoria d'assentaments amb persones comptes.
Un auditor escrupolós analitzarà els saldos mensuals (compte 71) realitzats en el pròxim període (de sobte, el comptable en algun punt menyspreu el saldo, i això es denomina cancel·lació no raonable). A continuació, compara el lliurament i la devolució del subinforme amb el caixer, cridant l'atenció sobre si la persona comptable va rebre un avanç sense informar l'anterior. Un examen exhaustiu també abastarà els documents adjunts. A cadascun d'ells cal que es presentin els requisits necessaris. Pagueu el treball o els serveis, podeu procedir d'una organització de tercers només per factura, factura, comprovació d' un justificant de rebut, efectiu i xec de productes bàsics. Si comprova la mateixa operació, però amb la persona física, l'auditor sol·licitarà el certificat de compra en virtut de l'acord de compra i venda i l'ordre de despeses.
L'inspector prestarà especial atenció a la necessitat del viatge dels empleats, la coincidència dels objectius amb les comandes adjuntes, la disponibilitat de documents de suport, la correspondència del període de viatge comercial del certificat del nombre de dies a la data de pagament, les dades dels ingressos de l'hotel i els bitllets de viatge per als quals informa la persona informant. El control obligatori serà sotmès a càlculs de les normes d'apartament i diari. L'etapa final de xec de viatges de negocis és el full d'agrupació amb instruccions de totes les infraccions.
L'etapa més laboriosa de l'auditoria és la reconciliació dels informes avançats amb la revista Núm. 7, on es presenta tota la comptabilitat dels assentaments amb persones comptes. En aquest registre, l'auditor revisarà dolorosament l'entrada correcta de dades per a cada informe. La facturació total del préstec ha de coincidir amb les dades del compte de comptes 50, 51, 55, amb els comptes de crèdit 60, 26, 10, etc.