Quin és el rang en el tracte

Per mantenir adequadament els registres, vostè ha de saber el que la nomenclatura. Segons la definició, la nomenclatura anomenat compon d'un cert sistema de llista de transferència aquests detalls, materials, estructures, que es van utilitzar la producció. En l'elaboració d'aquesta llista, cadascun d'aquests materials convencionalment assigna números de codi, lletres o combinacions alfanumèriques - Nombre de valors.

La nomenclatura documentació dels assumptes - és sistemàtica en el sumari dels documents oficials (o casos) que es realitzen durant el funcionament de qualsevol organització. Nomenclatura determina el temps que el paper ha de ser emmagatzemada i s'estendrà en quin ordre. Per exemple, en les institucions educatives de nivell secundari revistes (Gymnasium) escolars mantenen pel director d'estudis per altres 5 anys després de l'alliberament dels estudiants.

funcions bàsiques

L'objectiu principal en l'elaboració de casos de nomenclatura - per fer la feina de l'aparell administratiu més perfecte, productiva, desfer-se dels caramels burocràtics. solucions eficients i qualitatius a molts problemes, les activitats de tota l'organització sovint en funció de l'ordre en què es guarden els documents, la facilitat amb que poden estar en la demanda de trobar el bé que es classifiquen i sistematitzat. classificació correcta permet no només amb rapidesa per treballar amb documents, sinó que també fa que sigui més fàcil treballar amb els arxius i els arxius.

Penseu els exemples del que la nomenclatura dels assumptes, i les adreces en què és més eficaç.

• Sistematització de documents - si els documents han estat utilitzats en qualsevol cas (redacció de contractes, transaccions, la terminació de la causa penal, la targeta d'informe de planificació, etc.), i després es va anar fora d'ús actiu, d'acord amb la nomenclatura, que s'emmagatzemen en les organitzacions en un cert ordre . Això s'aplica tant en paper i electrònics, emmagatzemat a la base de dades informàtica.
• El contingut de la informació sobre quant temps es guarda el document, el temps que pot ser eficaç. En tots els casos inclosos en la gamma, té el seu propi temps especificat per guardar els documents continguts en el mateix. El document més valuós i important, més temps persistirà. És a dir, quan es treballa amb documents a la dreta és la seva avaluació - una mena d'avaluació d'experts. Ajuda a treballar amb i per escriptura.
• Assegurar la indexació de Afers. La gamma de negocis sovint s'utilitza en el procés de dels documents de registre i el cas índex de nomenclatura es converteix en una part integral de l' nombre de registre del document. Això es pot observar en la preparació de l'inventari, quan a la feina o en l'establiment de l'inventari se'n va.
• Realitza un paper de referència en l'estudi de l'estructura organitzativa de la institució, etc.
• La paperassa es considera la base per l'inventari dels casos amb temps d'emmagatzematge permanent o temporal i documents comptables.
• S'utilitza com una mostra, l'esquema per a la creació i presentació dels certificats dels documents utilitzats.

Per tant, un bon coneixement del que són necessaris en qualsevol organització o institució a l'empresa la gamma i habilitats per a treballar amb ell. Nomenclatura s'ha d'aplicar a totes les activitats de les institucions documentals.

classificació en la nomenclatura

En la nomenclatura té les seves pròpies normes i requisits en el disseny, no poden ser trencats. Es troben en els manuals i les especials instruccions sobre el manteniment de registres.

Acceptades proporcionen tres tipus de nomenclatura de negoci:

• típica;
• a tall d'exemple;
• dissenyades de forma individual per a una organització en particular.

Quina és la gamma de tipus, és clarament pel seu nom - és un documents normatius, van establir la composició dels casos utilitzats en les organitzacions del mateix tipus.

El rang aproximat està dissenyat per a establir la composició aproximada de casos que d'arribar a convertir-se en l'organització de manteniment de registres, on es distribueix la gamma. Aquests procediments no són mostres normatives i recomanacions. Una característica distintiva - els documents d'aquest tipus s'especifica index.

nomenclatura d'oficina típica i exemplar desenvolupada per les organitzacions de pares per les seves organitzacions subordinades.

gamma individual - dissenyat específicament per a una organització particular, i tenint en compte les característiques específiques de les seves activitats. Es pren una mostra és generalment una canvis típics o exemplars i necessaris estan fets per a ells.