Informes de gestió: la base per a la seva compilació

L'informe de gestió és un document que reflecteix els principals processos que l'empresa ha dut a terme durant el període de report. I cada organització té dret a determinar de forma independent els elements constitutius específics d'aquest document. Principalment, l'informe es centra en els seus usuaris, i el contingut depèn dels seus requisits i del tipus d'informació que els interessi.

Tanmateix, com en la preparació de qualsevol document a l'empresa, hi ha principis bàsics sobre els quals es basa l'informe de gestió. En primer lloc, ha de complir el principi de simplicitat. No sobrecàrrega el document amb informació innecessària i innecessària per a un usuari en particular, és necessari incloure només indicadors importants. A més, la seva mida ha de ser clarament definida, per exemple, un full de format A3. Això també ajudarà a seleccionar els fets més interessants i informatius. Però el més important: els informes de gestió han d'obeir el principi d'eficiència, és a dir, el seu contingut ha de permetre a l'usuari prendre mesures efectives per millorar les activitats de l'organització. En poques paraules, la informació proporcionada hauria de ser puntual.

L'elaboració periòdica d'aquest document permetrà al cap assegurar-se de l'eficiència del nou funcionament de l'empresa, ja que el personal actuarà d'acord amb les instruccions desenvolupades. A més, l'especialista està obligat a realitzar tot el treball per completar l'informe en el termini establert. En aquest cas, tota la informació ha de ser clara per al gestor de l'enllaç específic per al qual està destinat. Els informes de gestió elaborats correctament i ben escrit reflecteixen plenament les activitats de l'empresa i no provoquen l'aparició de problemes addicionals.

Atès que el personal directiu de l'empresa pot determinar el contingut d'aquest document, la forma de la seva disposició també es triarà a discreció vostra. De manera condicional, hi ha tres maneres de mostrar informació: gràfica, textual i en forma de taula. Com a regla general, l'expert es basa en l'usuari. Per exemple, per a un comptable el més convenient i comprensible és un informe tabular, i es poden proporcionar correccions i explicacions en forma de nota de text. Si bé és més fàcil per a un inversor o un analista avaluar l'estat de les coses utilitzant gràfics.

Per separat, vull parlar sobre el moment de la presentació d'informes, ja que aquest factor determina la seva rellevància i, en conseqüència, la puntualitat de les decisions preses. En general, normalment s'utilitza una divisió en comptes a curt i mitjà termini, i també hi ha una periódica. Aquesta última implica mostrar indicadors que permeten desenvolupar activitats específiques durant molt de temps, és a dir, determinar els objectius estratègics de la companyia.

El document que reflecteix plenament el dinamisme de l'empresa és l'informe de gestió a curt termini. El seu exemple és en forma de col.leccions diàries i setmanals d'indicadors, a partir de les quals desenvolupen activitats específiques per al proper període. Els principals usuaris d'aquest nivell són els administradors intermedis.

Els informes de gestió a mitjà termini es compilen mensualment. Conté no només els indicadors del període anterior, sinó també els valors previstos de l'activitat futura. Es proporciona principalment a l'equip directiu, ja que poden decidir sobre la necessitat d'introduir alguns ajustos al procés de producció. Aquest document pot proporcionar una assistència significativa a l'empresa i afecta de forma exclusiva el resultat financer. Després de tot, els directius i directius veuen què esperar del futur, mantenint les posicions anteriors.