Filtre avançat a Excel: exemples. Com fer un filtre avançat a Excel i com utilitzar-lo?

Molts empleats de tot tipus d'organitzacions que han de treballar de qualsevol manera amb Mircosot Excel, siguin comptadors o analistes ordinaris, sovint s'enfronten a la necessitat de seleccionar una sèrie de valors d'una gran quantitat de dades. Per simplificar la implementació d'aquesta tasca, s'ha creat un sistema de filtració.

Filtre normal i avançat

Excel proporciona un filtre senzill que s'executa a partir de la fitxa Dades en la versió en anglès del programa o mitjançant un accés directe a una barra d'eines que es veu com un embut en forma de cone per transfusió de líquid en un contenidor amb un coll estreta.

En la majoria dels casos, aquest filtre és una opció molt òptima. Però, si necessiteu realitzar la selecció per a una gran quantitat de condicions (i fins i tot algunes columnes, files i cel·les), molts es pregunten com fer que el filtre estès a Excel. La versió anglesa s'anomena filtre avançat.

Primer ús del filtre avançat

En Excel, la major part del treball es fa amb taules. En primer lloc, és convenient, i en segon lloc, en un arxiu, es pot guardar informació en diverses pàgines (pestanyes). A sobre de la taula principal és convenient crear diverses files, la part superior de la qual queda per a l'encapçalament, és en aquestes línies que s'ajusten les condicions del filtre d'Excel estès. En el futur, segurament es canviarà el filtre: si es requereixen més condicions, sempre podeu inserir una altra línia al lloc indicat. Però és desitjable que entre les cel·les d'un rang de condicions i cel·les de dades inicials hi hagués una línia no utilitzada.

Com s'utilitza el filtre avançat a Excel, exemples, cal tenir en compte a continuació.

Aplicació d'un filtre

A la taula anterior, les línies 1 i 2 són per al rang de condicions, les línies 4 a 7 són per al rang de dades en brut.

Per començar, introduïu els valors corresponents a la línia 2, des d'on es repelirà el filtre estès a Excel.

Per iniciar el filtre, seleccioneu les cel·les de les dades d'origen i, a continuació, seleccioneu la pestanya "Dades" i feu clic al botó "Avançat" corresponent.

A la finestra oberta, es mostra el rang de les cel·les seleccionades al camp "Interval inicial". Segons l'exemple donat, la cadena pren el valor "$ A $ 4: $ F $ 12".

El camp "Condició del rang" s'ha d'omplir amb els valors "$ A $ 1: $ F $ 2".

La finestra també conté dues condicions:

• Filtra la llista en el lloc;
• Copieu el resultat a una altra ubicació.

La primera condició us permet generar el resultat a l'espai assignat a les cel·les del rang original. La segona condició us permet crear una llista de resultats en un interval separat, que s'hauria d'especificar al camp "Col·locar resultats a la gamma". L'usuari selecciona una opció convenient, per exemple, la primera, la finestra "Filtre avançat" a Excel està tancada.

A partir de les dades introduïdes, el filtre generarà la següent taula.

Si utilitzeu la condició de "Copiar resultat a una altra ubicació", els valors de 4 i 5 línies es mostraran en l'interval definit per l'usuari. El rang original no canvia.

Facilitat d'ús

El mètode descrit no és del tot convenient, per tant, per a la millora solen utilitzar el llenguatge de programació VBA, que s'utilitza per fer macros que permeten automatitzar el filtre avançat a Excel.

Si l'usuari té coneixements de VBA, es recomana estudiar diversos articles sobre aquest tema i implementar amb èxit el pla. Si canvieu els valors de les cel·les de la línia 2, el filtre estès assignat a Excel, el rang de condicions canviarà, es restableix la configuració, es reiniciarà immediatament i es generarà la informació necessària en l'interval necessari.

Consultes complicades

A més de treballar amb valors precisos, el filtre avançat d'Excel pot gestionar consultes complexes. Aquestes són les dades introduïdes, on una part dels caràcters se substitueixen per comodins.

La taula de símbols per a consultes complexes es mostra a continuació.

Val la pena saber que el símbol * pot significar qualsevol nombre de caràcters. És a dir, amb el valor introduït de "n *" es retornaran tots els valors, independentment del nombre de caràcters després de la lletra "n".

El signe "?" Significa només un caràcter.

Paquets d'OR i AND

Heu de tenir en compte que la informació especificada per una línia del "Rang de condició" es considera escrita lògicament (AND) a la carpeta. Això significa que es compleixen diverses condicions simultàniament.

Si les dades s'escriuen en una columna, l'operador lògic associat (OR) reconeix el filtre estès a Excel.

La taula de valors pren el següent formulari:

Taules resumides

Una altra forma de filtrar dades és mitjançant l'ordre Insert-Table-PivotTable en la versió en anglès.

Les taules abans esmentades funcionen de la mateixa manera amb l'interval de dades anteriorment assignat i seleccioneu valors únics que s'analitzaran a continuació. De fet, sembla treballar amb una llista desplegable de camps únics (per exemple, els noms d'un empleat de la companyia) i el rang de valors que es mostren quan es selecciona un camp únic.

L'inconvenient d'utilitzar taules dinàmiques és la necessitat d'ajustar manualment les dades originals quan es modifiquen aquestes dades.

Conclusió

En conclusió, cal assenyalar que l'abast dels filtres de Microsoft Excel és molt ampli i variat. Basta aplicar la imaginació i desenvolupar els vostres propis coneixements, habilitats i habilitats.

El filtre en si mateix és fàcil d'usar i aprendre, és fàcil d'entendre com utilitzar el filtre avançat a Excel, però està dissenyat per als casos en què és necessari filtrar la informació durant un temps reduït per a un posterior processament. Com a regla general, no preveu treballar amb grans matrius d'informació a causa del factor humà habitual. Aquí ja arriben al rescat les tecnologies més pensades i avançades per al processament de la informació a Microsoft Excel.

Les macros escrites en llenguatge VBA són molt populars. Permeten executar una quantitat significativa de filtres que ajuden a seleccionar valors i generar-los en els intervals apropiats.

Les macros reemplacen amb èxit moltes hores de treball per compilar informes de resum, periòdic i d'altre tipus, substituint el llarg temps d'anàlisi de grans matrius amb només un clic d'un segon.

L'ús de macros està justificat i inconvenient. Qualsevol que hagi trobat la necessitat d'aplicar, sempre trobarà, si ho desitja, suficient material per desenvolupar el seu coneixement i buscar respostes a preguntes d'interès.